Stadskantoor Vlaardingen

Programmamanagement nieuwbouw stadhuis
Het college van burgemeester en wethouders van deze gemeente voerde al sinds de eeuwwisseling debatten over de huisvesting van het gemeentebestuur en de eigen organisatie. Het in gebruik zijnde gebouw leende zich niet voor een nieuwe manier van werken, was relatief duur in de exploitatie en er moest binnen een aantal jaren veel geld uitgetrokken worden voor groot (achterstallig) onderhoud.
Nadat de gemeente het project nieuw stadhuis begin 2004 had opgestart, besloot de gemeenteraad begin 2005, onder druk van zware bezuinigingen, om het project nieuw stadhuis te stoppen en nadere besluitvorming hierover aan de nieuwe gemeenteraad over te laten na de verkiezingen van 2006. In 2007 is dit project, inclusief het introduceren van een nieuwe manier van werken weer opgestart.
De initiatieffase heeft veel tijd in beslag genomen door deze politiek bestuurlijke besluitvorming. Een dergelijk langdurig traject is overigens niet vreemd bij besluitvorming over grote investeringen.
Het begeleiden en tot goed resultaat leiden vraagt politiek bestuurlijke sensitiviteit, veelvuldig overleg met diverse partijen met afwijkende belangen en vooral het managen van verwachtingen. Het is van groot belang de bestuurlijk opdrachtgever goed te adviseren over welke besluiten op welk moment genomen kunnen worden en op welke wijze de politiek bedient kan worden.

Het programmamanagement kent, naast de initiatieffase, nog een aantal fasen;
• Definitiefase
• Ontwerpfase
• Bouwvoorbereidingsfase
• Aanbestedingsfase
• Realisatiefase
• Nazorgfase

Voor elke fase wordt een plan van aanpak opgesteld, dat nauwkeurig beschrijft volgens welk proces de fase wordt uitgewerkt en afgesloten.

Wat hebben wij gedaan?
In 2004/2005 is de eerste initiatieffase opgestart. Omdat de gemeente destijds als locatie een stationsgebied voor ogen had, is in samenwerking met NS Vastgoed een plan van aanpak opgesteld voor de nieuwbouw van het stadhuis. Deze ontwikkeling zou samengaan met het eveneens ontwikkelen van kantoor-, winkelruimten en woningbouw. Onder druk van grote bezuinigingen besloot de gemeente in 2005 het project vooralsnog stop te zetten.

In 2007 is het project weer opgestart, met dien verstande dat het nieuwe gemeentebestuur had besloten dat een eventueel nieuw stadhuis op dezelfde locatie als het huidige zou moeten worden gebouwd. Omdat dit een geheel nieuwe en andere situatie was dan in 2004 is een nieuw plan van aanpak opgesteld.

Dit plan van aanpak beschreef de huidige situatie met al zijn consequenties en schetste daar een toekomstbeeld tegenover van een nieuw stadhuis, inclusief de effecten van een nieuwe manier van werken. Verder gaf dit plan van aanpak een helder inzicht in het te volgen proces, waarbij ruim aandacht is besteed aan de beslismomenten van het gemeentebestuur. Op basis van dit document besloot het gemeentebestuur de initiatieffase af te sluiten en over te gaan tot de definitiefase.

De definitiefase kenmerkt zich door het opstellen van het programma van eisen. De begeleiding van het opstellen van dit programma van eisen richtte zich vooral op het duidelijk krijgen van de vraag en wensen van zowel het gemeentebestuur als de organisatie. Vervolgens zijn alle benodigde materiedeskundigen geselecteerd die hun onderscheidene bijdrage hebben geleverd aan het programma van eisen.

In 2009 stelde het gemeentebestuur het programma van eisen vast en sloot hiermee de definitiefase af en werd de ontwerpfase opgestart.

Het gemeentebestuur is geadviseerd de ontwerpfase uit te voeren met een integraal verantwoordelijk ontwerpteam. De werkzaamheden richtten zich in eerste instantie op het selecteren van een architect door het houden van een Europese niet openbare aanbesteding. Dit leidde uiteindelijk tot een selectie van drie architecten die elk opdracht kregen een schetsontwerp te maken. Het gemeentebestuur hechtte aan een ‘soort prijsvraag’ waarbij de burgers en medewerkers hun mening konden geven over deze drie schetsontwerpen.

Gelijktijdig aan het selectieproces van de architect werden de selectieprocessen opgestart voor de overige adviseurs voor het ontwerpteam. Gelet op de omvang van de opdrachten, zijn de selecties van de constructeur en installatieadviseur Europees aanbesteed. De overige adviseurs konden door een openbare aanbesteding worden geselecteerd.

Omdat het introduceren en implementeren van een nieuwe manier van werken eveneens onderdeel van de opdracht was, is begin 2010 een adviesbureau op het gebied van werkplek innovatie na een niet openbare aanbestedingsprocedure geselecteerd.

Begin 2010 is het ontwerpteam gestart met het maken van het voorlopig ontwerp. Dit voorlopig ontwerp is in het tweede kwartaal vastgesteld. Oplevering van het nieuwe stadhuis is voorzien begin 2014. De adviseur van de nieuwe manier van werken is eveneens begin 2010 gestart met de introductie hiervan in de organisatie. Deze werkzaamheden lopen door tot en met 2014.

De gemeente stelde in december 2009 een interne projectleider aan die na een goede werkoverdracht per 1 april 2010 het project volledig overnam en de opdracht eindigde.

Tot slot

Op vele politieke velden diende geschaakt te worden en het bij elkaar brengen van uitlopende politieke belangen was een uitdaging op zich. Uiteindelijk heeft het geresulteerd in een positief besluit om een nieuw stadhuis voor een bedrag van circa €56 miljoen te gaan bouwen.