Gemeente Westland

Vaststellen gemeentelijk vastgoedbeleid

Deze gemeente, een 100.000-plus gemeente in het westen van het land, kende geen integraal gemeentelijk vastgoedbeleid en –beheer. De gemeentelijke vastgoedportefeuille bestaat uit meer dan 600 objecten. De verantwoordelijkheid voor deze 600 objecten was verspreid over diverse organisatieonderdelen en ambtenaren binnen de gemeentelijke organisatie. Er was nog geen sprake van een goed toegerust organisatieonderdeel dat verantwoordelijk was voor het totale gemeentelijke vastgoed. De verantwoordelijkheden voor het gemeentelijk vastgoed met betrekking tot de huisvesting van de eigen organisatie, het maatschappelijk- en strategisch vastgoed waren in hoofdlijnen traditioneel gescheiden tussen Facilitair, Welzijn en Grondzaken.

Door deze in gemeenteland veel voorkomende versnippering van verantwoordelijkheden, was het ook lastig om integrale, strategisch afwegingen te maken en het gemeentelijk vastgoed dienovereenkomstig in te zetten. Veel beslissingen werden een dimensionaal genomen.

Het ontbrak de organisatie aan een totaalinzicht in de vastgoedportefeuille, een visie en beleid op het gemeentelijk vastgoed en aan een integraal verantwoordelijk organisatieonderdeel. Hoe geldstromen binnen het vastgoed verliepen was onduidelijk. Een adequaat integraal Meerjaren Onderhoudsplan ontbrak eveneens.

De adviesvraag van deze opdrachtgever richtte zich in eerste aanleg vooral op de volgende zaken:

Inzicht verkrijgen in de vastgoedportefeuille

Bepalen van de portefeuillestrategie afgestemd op de beleidsdoelen

Opstellen en vaststellen van integraal vastgoedbeleid

Duidelijkheid in onderscheid van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van eigenaar en gebruiker

Inzicht en transparantie in geldstromen

Centralisatie van het gemeentelijk vastgoed binnen één organisatieonderdeel

Positioneren van één gemeentelijk vastgoed organisatieonderdeel

Vaststellen van het te vervreemden vastgoed

“Quick wins”

Wat hebben wij gedaan?

Allereerst hebben wij met de opdrachtgever vastgesteld dat niet alle zaken gelijktijdig opgepakt kunnen worden. Dit zou een te zware wissel trekken op de organisatie en het bestuur. Vastgesteld werd dat prioriteit gegeven diende te worden aan het op- en vaststellen van de integrale vastgoednota, het inzicht in de vastgoedportefeuille en vanwege de financiële consequenties aan het meerjaren onderhoudsplan. Omdat deze opdrachtgever zelf voldoende kwaliteit en capaciteit in de organisatie had om adequaat inzicht te kunnen verschaffen in de samenstelling van de vastgoedportefeuille en het actualiseren van het meerjaren onderhoudsplan, hebben wij geadviseerd deze acties in eigen beheer uit te voeren. Samen met de opdrachtgever hebben wij ons volledig gericht op het op- en vaststellen van de integrale vastgoednota. Nadat wij veel informatie uit de organisatie en het gemeentebestuur(wethouders en raadscommissie) hadden verzameld en de gewenste ontwikkelingsrichting hadden achterhaald, konden wij vrij snel een eerste concept vastgoednota presenteren. Na een aantal interne bespreekrondes en presentatie en bespreking in de raadscommissie werd de integrale vastgoednota binnen een halfjaar door het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad vastgesteld. Gelet op de inhoudelijke impact en consequenties van deze vastgoednota, een waar succes! In de vastgoednota zijn onder andere de navolgende zaken eenduidig geregeld:

• Centralisatie van het gemeentelijk vastgoed

• Eén organisatieonderdeel verantwoordelijk voor het gemeentelijk vastgoed

• Integrale en strategische inzet van gemeentelijk vastgoed op de beleidsdoelen

• Heldere portefeuillestrategie

• Duidelijkheid in de verschillende belangen en rollen

• Eenduidig huurprijsbeleid

• Integraal vastgoedbeheer

In de implementatie- en uitvoeringsfase van het integrale vastgoedbeleid wordt onze advisering en begeleiding op onderdelen gevraagd. Zo hebben wij onlangs geadviseerd over de te volgen verkoopstrategie van het af te stoten bezit binnen de mogelijkheden van de voor een gemeente relevante (Europese)regelgeving.