Het gemeentekantoor aan de Verdilaan in Naaldwijk.
Vaststellen integraal vastgoedbeleid gemeente Westland
De gemeente Westland kende (nog) geen integraal gemeentelijk vastgoedbeleid en –beheer. De gemeentelijke vastgoedportefeuille bestond uit meer dan 600 objecten. De verantwoordelijkheid voor deze 600 objecten was verspreid over diverse organisatieonderdelen en ambtenaren binnen de gemeentelijke organisatie. Er was nog geen sprake van een goed toegerust organisatieonderdeel dat verantwoordelijk was voor het totale gemeentelijke vastgoed. De verantwoordelijkheden voor het gemeentelijk vastgoed met betrekking tot de huisvesting van de eigen organisatie, het maatschappelijk-en strategisch vastgoed waren in hoofdlijnen traditioneel gescheiden tussen Facilitair, Welzijn en Grondzaken.
Door deze in gemeenteland veel voorkomende versnippering van verantwoordelijkheden, was het ook lastig om integrale, strategisch afwegingen te maken en het gemeentelijk vastgoed daarop in te zetten. Veel beslissingen werden een dimensionaal genomen.
Het ontbrak de organisatie aan een totaalinzicht in de vastgoedportefeuille, een visie en beleid op het gemeentelijk vastgoed en aan een integraal verantwoordelijk organisatieonderdeel. Het was onduidelijk hoe geldstromen binnen het vastgoed verliepen. Een adequaat integraal Meerjaren Onderhoudsplan ontbrak.
De adviesvraag richtte zich vooral op:
- Inzicht verkrijgen in de vastgoedportefeuille
- Bepalen van de portefeuillestrategie afgestemd op de beleidsdoelen
- Opstellen en vaststellen van integraal vastgoedbeleid
- Duidelijkheid in onderscheid van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van eigenaar en gebruiker
- Inzicht en transparantie in geldstromen
- Centralisatie van het gemeentelijk vastgoed binnen één organisatieonderdeel
- Positioneren van één gemeentelijk vastgoed organisatieonderdeel
- Vaststellen van het te vervreemden vastgoed
- Quick wins”
Wij hebben vastgesteld dat niet alle zaken gelijktijdig opgepakt kunnen worden. Dit zou een te zware wissel trekken op de organisatie en het bestuur. Prioriteit werd gegeven aan het op- en vaststellen van de integrale vastgoednota, het inzicht in de vastgoedportefeuille en vanwege de financiële consequenties aan het meerjaren onderhoudsplan.
De gemeente had voldoende kwaliteit en capaciteit in de organisatie om het inzicht en de samenstelling van de vastgoedportefeuille, en het actualiseren van het meerjaren onderhoudsplan zelf uit te voeren. Hierdoor heb ik mij volledig kunnen richten op het op- en vaststellen van de integrale vastgoednota. 20181211 Toelichting vastgoedbeleid Westland VM&A b.v. 2
Na een aantal interne bespreekrondes en presentatie en bespreking in de raadscommissie werd de integrale vastgoednota binnen een halfjaar door het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad vastgesteld. In de vastgoednota zijn onder andere de navolgende zaken eenduidig geregeld:
- Centralisatie van het gemeentelijk vastgoed
- Eén organisatieonderdeel verantwoordelijk voor het gemeentelijk vastgoed
- Integrale en strategische inzet van gemeentelijk vastgoed op de beleidsdoelen
- Heldere portefeuillestrategie
- Duidelijkheid in de verschillende belangen en rollen
- Eenduidig huurprijsbeleid
- Integraal vastgoedbeheer
De implementatie- en uitvoeringsfase heb ik op onderdelen van advies en begeleiding mogen voorzien. Zo heb ik mogen adviseren over de te volgen verkoopstrategie van het af te stoten bezit binnen de mogelijkheden van de voor een gemeente relevante (Europese)regelgeving.