Gemeentelijk Vastgoedbedrijf

Oprichting Gemeentelijk Vastgoedbedrijf Vlaardingen

Deze gemeente kende geen (integraal) vastgoedbeleid en –beheer, had geen strategie voor de vastgoedportefeuille, had geen totaaloverzicht van de vastgoedportefeuille, had geen beheerplan gemeentelijk vastgoed, beschikte niet over een integraal meerjarenonderhoudsplan en had ook geen organisatieonderdeel dat voor deze onderwerpen verantwoordelijk was.

Beleid op het gemeentelijk vastgoed werd niet gevoerd en het vastgoed beheer was verdeeld over diverse organisatieonderdelen. Zogenaamde dienstgebouwen waren in beheer bij een facilitaire afdeling, maatschappelijk vastgoed was in beheer bij beleidsambtenaren van bijvoorbeeld een welzijnsafdeling en strategisch- en overig vastgoedbezit, al dan niet opgenomen in een grondexploitatie, werd beheerd bij de afdeling grondzaken.

Het ontbrak de organisatie aan een totaalinzicht in de vastgoedportefeuille, een visie en beleid op het gemeentelijk vastgoed en aan een integraal verantwoordelijk organisatieonderdeel. Hoe geldstromen binnen het vastgoed verliepen was onduidelijk. Door het gebrek hieraan kwam het jaarlijks meerdere malen voor dat onverwacht grote sommen geld moesten worden gevoteerd om bijvoorbeeld achterstallig onderhoud uit te kunnen voeren of andere problemen met het vastgoed op te lossen.

Wat hebben wij gedaan?

Allereerst is het integrale vastgoedbeleid op- en vastgesteld, waarin de onderscheidene belangen van beleid, eigenaar en gebruiker zowel op strategisch als tactisch niveau onderkend zijn. In dit document is ook de gewenste performance van de vastgoedportefeuille vastgesteld.

Na de vaststelling van dit beleidsdocument is de inventarisatie gestart van de vastgoedportefeuille. Uit alle organisatieonderdelen is het vastgoed opgenomen in de portefeuille. Gelijktijdig is de voorbereiding gestart voor het oprichten van het Vastgoedbedrijf.

Bij de oprichting van het Vastgoedbedrijf is onderscheid gemaakt tussen;

• Algemeen management

• Vastgoedmanagement

• Bouwprojectmanagement

• Huisvestingsmanagement

Op basis van de onderkende belangen tussen beleid, gebruiker en eigenaar is een transparant stroomschema opgesteld waarlangs de geldstromen in het gemeentelijk vastgoed lopen.

Nadat het Vastgoedbedrijf operationeel was geworden is al het gemeentelijk vastgoed ingebracht in dit organisatieonderdeel. Geldstromen werden transparant en er is gemeentelijk vastgoedbeleid vastgesteld. Dit vastgoedbeleid geeft goede handvatten voor het verder te ontwikkelen maatschappelijk accommodatiebeleid, introduceert kostendekkende huur, zet gemeentelijk vastgoed in als middel om beleidsdoelen mede te realiseren, maakt de prestatie van de vastgoedportefeuille inzichtelijk en verbetert deze.

Naast het gemeentelijk vastgoedbeleid is een Beheerplan Gemeentelijk Vastgoed opgesteld. In dit beheerplan komen zaken aan de orde als;

• Verwerven, vervreemden en beheren van vastgoed

• Relatie huurder, verhuurder en (ver)huurbeleid

• Onderhoudsniveaus

• Financiën, exploitatie, boekwaarden, BTW en staatssteun

• Risicomanagement

Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verplicht gemeenten beheerplannen op te stellen en actueel te houden met betrekking tot hun kapitaalgoederen. Aangezien gemeentelijk vastgoed ook een kapitaalgoed is, zijn gemeenten verplicht een Beheerplan Gemeentelijk Vastgoed te hebben. Provinciale overheden zien toe op de gemeentelijk financiën en eisen van gemeenten deze beheerplannen.