Nadere toelichting bij Projectleider gemeentelijke huisvesting Bloemendaal
Dit project heb ik mogen begeleiden vanaf de initiatieffase tot en met de oplevering en nazorgfase. Daarna heb ik de organisatie nog mogen helpen en adviseren bij het op- en inrichten van een Facilitair Team en de daarbij behorende taak- en doelstellingen. In dit project heb ik in de initiatieffase veel tijd en aandacht besteed aan het krijgen van bestuurlijk en politiek draagvlak.
Het begeleiden en tot goed resultaat leiden vraagt politiek bestuurlijke sensitiviteit, veelvuldig overleg met diverse partijen met afwijkende belangen en het managen van verwachtingen. Het is belangrijk de (bestuurlijk) opdrachtgever goed te adviseren bij de te nemen besluiten.
In dit project heb ik alle fasen van een project als de projectleider mogen leiden. Het bewaken van het programma van eisen, planning, financiën en besluitvorming is de basis van de werkzaamheden enz. Ik doe dit aan de hand van de GOTIK (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit) aspecten, aangevuld met Risicobeheersing. Het is tijdens- en na- elke fase van groot belang om juist en tijdig te blijven communiceren en op basis van de fasedocumenten de juiste besluiten te laten nemen.
Na een gemeentelijke fusie in 2009 besloot het college van b&w onderzoek te gaan doen naar een verbetering van de gemeentelijke huisvesting. De organisatie was op dat moment gehuisvest op verschillende locaties binnen de vijf kernen. Daarnaast was ook hier sprake van sterk verouderde gebouwen, energetisch miserabel en niet in overeenstemming met ARBO wet- en regelgeving, en eigenlijk gewoon niet van deze tijd.
In september 2010 kreeg ik de opdracht om het voornemen van het college in een initiatiefvoorstel voor te bereiden en draagvlak voor het project te organiseren in de gemeenteraad en de organisatie.
De gemeenteraad van Bloemendaal was zeer betrokken bij dit project en wenste uitsluitende beslissingsbevoegdheid op elk (deel)fasedocument. Deze werkwijze vroeg om vele formele, maar ook informele, overleggen en nadere toelichtingen in- en met de verschillende raadsfracties, college en bewonersgroepen.
Met name door volledig transparant te zijn en blijven over functionele eisen en wensen, maar ook zeker over de verschillende scenario’s en financiële consequenties besloot de gemeenteraad in 2013 tot het realiseren van nieuwbouw van het gemeentehuis. Bijzondere opgave hierbij was dat een klein deel van het oude gebouw (façade met trap en zuilen) behouden moest worden en geïntegreerd in de nieuwbouw. Tijdens het gehele project is ook het managen van verwachtingen een belangrijke kritische succesfactor gebleken.
In 2011 heb ik door een niet openbare Europese procedure de architect geselecteerd en met een meervoudig onderhandse procedure de overige adviseurs. Alle adviseurs dienden in ontwerpteam samen te werken, onder de coördinerende leiding van de architect. De wijze van architectenselectie is door Architectuur Lokaal bestempeld als een ‘best practice’ (url: http://arch-lokaal.nl/wp-content/uploads/2012/05/BP-Bloemendaal-architectenselectie-nieuwe-huisvesting-gemeente.pdf
Tijdens de sloop van het oude deel van het gemeentehuis bleek dat er (veel) meer asbest aanwezig was, en op andere plaatsen, dan gemeld was bij de asbestinventarisatie. Zonder gerechtelijke procedure is met de opsteller van de asbestinventarisatie een minnelijke schikking getroffen, waarbij beide partijen tevreden waren en een verdere samenwerking niet is belemmerd. 20180824 toelichting projectleider gemeentelijke huisvesting Bloemendaal VM&A b.v. 2
De realisatie van het nieuwe gemeentehuis is aangegrepen om het nieuwe werken in de organisatie te introduceren. Hiervoor heb ik de samenwerking gezocht met een huisvestingsadviseur. Nadat dit concept uitgewerkt was heb ik de Europese aanbesteding van de verschillende percelen vaste inrichting en inventaris georganiseerd en begeleid.
Tijdens de realisatiefase heb ik leiding gegeven aan de directievoerder en bouwtoezichthouder. Ik nam deel aan de bouw- directievergaderingen als vertegenwoordiger van de opdrachtgever.
Na de oplevering van het nieuwe gemeentehuis heb ik de organisatie nog mogen helpen bij diverse gebruikers huisvestingsvraagstukken. In deze fase heb ik eveneens de aanbesteding van verschillende diensten met betrekking tot catering georganiseerd en begeleid.