Renovatie Stadsgehoorzaal Vlaardingen

Programmamanagement renovatie (ver)nieuwbouw theater

Dit project is begeleid vanaf de initiatieffase en is daarmee omvangrijker dan alleen het programmamanagement. De initiatieffase heeft veel tijd in beslag genomen door de moeizame politiek bestuurlijke besluitvorming. Een dergelijk langdurig traject is niet vreemd bij besluitvorming over grote investeringen voor maatschappelijke voorzieningen.

Het begeleiden en tot goed resultaat leiden vraagt politiek bestuurlijke sensitiviteit, veelvuldig overleg met diverse partijen met afwijkende belangen en het managen van verwachtingen. In deze fase is het van groot belang de bestuurlijk opdrachtgever goed te adviseren over welke besluiten op welk moment genomen kunnen worden en op welke wijze de politiek bediend kan worden.

Het programmamanagement kent, naast de initiatieffase, nog een aantal fasen;

• Definitiefase

• Ontwerpfase

• Bouwvoorbereidingsfase

• Aanbestedingsfase

• Realisatiefase

• Nazorgfase

Al deze fasen zijn gemanaged, waarbij bewaking van het programma van eisen, planning, financiën en besluitvorming de peilers van de werkzaamheden zijn. Het is tijdens elke fase en na elke fase van groot belang om juist en tijdig te blijven communiceren en de juiste mensen de benodigde besluiten te laten nemen.

Wat hebben wij gedaan?

Over een periode van ongeveer 7 jaar zijn de hiervoor beschreven fasen intensief begeleid. Met name de initiatieffase heeft veel aandacht gevraagd met betrekking tot de politieke besluitvorming. Op vele politieke velden diende geschaakt te worden en het bij elkaar brengen van uitlopende politieke belangen was een uitdaging op zich. Uiteindelijk heeft het geresulteerd in een positief besluit om het theater voor een bedrag van € 9,2 miljoen te renoveren en te verbouwen.

Tijdens de definitiefase wordt het programma van eisen (pve) opgesteld. De begeleiding en het managen hiervan richt zich vooral op het boven tafel krijgen van de juiste vragen en wensen en vervolgens het bij elkaar brengen van materiedeskundigen die het pve gaan schrijven.

Bij de ontwerpfase wordt de architectenselectie en de selectie van de overige adviseurs begeleid. Bij grote projecten worden de drempelbedragen voor Europese aanbesteding al snel overschreden, waardoor deze aanbestedingen veelal complex zijn en daardoor niet zonder risico voor de opdrachtgevers. Dit geldt overigens ook voor de aanbestedingsfase waarin de werken worden aanbesteed. Deze fasen zijn op programmaniveau gemanaged.

Tijdens de realisatiefase richt het programmamanagement zich vooral op het aansturen van de directievoering van het project. In deze fase zijn nadrukkelijk kostenbewaking en planning aan de orde. In de nazorgfase ligt het accent vooral op de gebruikers. Is alles goed opgeleverd, werkt het en is het op de plaats waar men het wil? Ook het managen van het oplossen van eventuele opleverpunten behoort hiertoe.

In dit project is het helaas nodig gebleken arbitrage in te stellen. Ook dit wordt begeleid en gemanaged.