Nadere toelichting bij Programmamanagement nieuwbouw stadhuis
Dit project heb ik mogen leiden vanaf de initiatieffase tot en met het voorlopig ontwerp. Ook voor dit project geldt dat de initiatieffase en de definitiefase veel tijd vragen. Enerzijds door politiek bestuurlijke besluitvorming, maar ook door de benodigde kwaliteit van de stukken, zoals het programma van eisen. Dit soort (langdurige) trajecten zijn niet vreemd bij grote investeringen voor maatschappelijke voorzieningen.
Het begeleiden en tot goed resultaat leiden vraagt politiek bestuurlijke sensitiviteit, veelvuldig overleg met diverse partijen met afwijkende belangen en het managen van verwachtingen. Het is belangrijk de (bestuurlijk) opdrachtgever goed te adviseren bij de te nemen besluiten.
De fasen tot het voorlopig ontwerp heb ik gemanaged, waarbij bewaking van het programma van eisen, planning, financiën en besluitvorming de basis van de werkzaamheden is. Ik doe dit aan de hand van de GOTIK (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit) aspecten, aangevuld met Risicobeheersing. Het is tijdens- en na- elke fase van groot belang om juist en tijdig te blijven communiceren en op basis van de fasedocumenten de juiste besluiten te laten nemen.
Het college van b&w voerde al geruime tijd debatten over de gemeentelijke huisvesting. Het huidige gebouw leende zich niet voor ‘het nieuwe werken’, was relatief duur in de exploitatie en er moest binnen een aantal jaren veel geld uitgetrokken worden voor groot (achterstallig) onderhoud.
In 2004/2005 is de eerste initiatieffase opgestart. Omdat de gemeente destijds als locatie een stationsgebied voor ogen had, heb ik in samenwerking met NS Vastgoed een plan van aanpak opgesteld voor de nieuwbouw van het stadhuis. Deze ontwikkeling zou samengaan met het eveneens ontwikkelen van kantoor-, winkelruimten en woningbouw. Onder druk van bezuinigingen besloot de gemeente in 2005 het project vooralsnog stop te zetten en nadere besluitvorming hierover aan de nieuwe gemeenteraad over te laten na de verkiezingen van 2006.
In 2007 is het project weer opgestart, met dien verstande dat het nieuwe gemeentebestuur had besloten dat een eventueel nieuw stadhuis op dezelfde locatie als het huidige zou moeten worden gebouwd. Omdat dit een geheel nieuwe en andere situatie was dan in 2004 is een nieuw plan van aanpak opgesteld. Dit besluit impliceerde eveneens dat er sprake was van integratie van oudbouw in de nieuwbouw, omdat de historische waarde van het oude stadhuis gekoesterd wordt. De bouwlocatie, middenin het historische centrum van Vlaardingen, was ook al snel een mooie uitdaging.
Dit plan van aanpak beschreef de huidige situatie met al zijn consequenties en schetste daar een toekomstbeeld tegenover van een nieuw stadhuis, inclusief de effecten van een nieuwe manier van werken. Verder gaf dit plan van aanpak een helder inzicht in het te volgen proces, waarbij ruim aandacht is besteed aan de beslismomenten van het gemeentebestuur. Op basis van dit document besloot het gemeentebestuur de initiatieffase af te sluiten en over te gaan tot de definitiefase.
Het opstellen van het programma van eisen richt zich vooral op het duidelijk krijgen van de functionele vraag en wensen van zowel het gemeentebestuur als de organisatie. Vervolgens heb ik de benodigde materiedeskundigen geselecteerd die hun onderscheidene bijdrage hebben geleverd aan het programma van eisen.
In 2009 stelde het gemeentebestuur het programma van eisen vast en sloot hiermee de definitiefase af en werd de ontwerpfase opgestart. 20180824 toelichting programmamanagement stadhuis Vlaardingen VM&A b.v. 2
We hebben ervoor gekozen om de ontwerpfase uit te voeren met een integraal verantwoordelijk ontwerpteam, met een coördinerend architect. Door middel van een Europese niet openbare aanbesteding heb ik de architecten selectie uitgevoerd (zie url http://arch-lokaal.nl/wp-content/uploads/2012/02/Vlaardingen-aanbesteding-stadhuis.pdf .Ook de selectie van de constructeur en installatieadviseur heb ik Europees aanbesteed.
Omdat het introduceren en implementeren van een nieuwe manier van werken eveneens onderdeel van de opdracht was, is begin 2010 een adviesbureau op het gebied van werkplek innovatie na een niet openbare aanbestedingsprocedure geselecteerd.